چگونه Hot Desking شرکت شما را نابود می‌کند!
در بخش نخست مقاله
میز داغ فلسفه به وجود آمدن این اصطلاح را بیان کردیم. همانطور که گفته شد ریشه این عبارت به ملوانانی بر‌می‌گردد که در شیفت های مختلف کاری برای استراحت از تخت‌های مشترک استفاده می‌کردند و تخت ها فرصتی برای از دست دادن گرمای خود نداشتند. همچنین در آن نوشتار مفصل توضیح داده شد که چرا سازمان‌ها پس از همه گیری کرونا و قرنطینه‌های طولانی مدت به این رویکرد علاقه‌مند شده‌اند و این رویکرد چه مزایایی دارد. با این حال میز اداری داغ هم مانند هر پدیده دیگری علاوه بر مزایا، معایبی نیز دارد.
در اینجا معایب این رویکرد را از نگاه
Simon Constable روزنامه‌نگار نشریه فوربس بررسی می‌کنیم. او در مقاله‌ای با عنوان «چگونه میز داغ، شرکت شما را نابود می‌کند»، معایب این پدیده را بررسی کرده است.
اگر از شرکت خود متنفرید، به سراغ معرفی آخرین روش مدیریتی بروید: Hot-desking
برای نابود کردن یک شرکت، این روش در مقایسه با دعوت از هکرهای روسی موثر‌تر است. هرچه شرکت بزرگ‌تر باشد، سرعت آسیب رسانی به سازمان با میز کار داغ بیشتر است.
تئوری پشت این ایده این است که به شرکت‌ها انعطاف پذیری بیشتری در مدیریت فضای اداری می‌دهد. به استثنای برخی موارد، معایب آن بیشتر از مزیت‌ها است.
کارفرمایان اغلب می‌گویند که کارکنانشان بزرگ‌ترین دارایی آن‌ها هستند. اما وقتی شرکت حتی نمی‌تواند به شما اجازه بدهد که یک میز دائمی داشته باشید، پیام متضادی را ارسال میکنند. به عبارت دیگر؛ میزهای گرم به این معنی است که شما برای شرکت مهم نیستید.
بسیاری از شرکت‌ها در برابر این ایده که کارمندان باید از خانه کار کنند، مقاومت میکنند. اما وقتی پروژه میز داغ را اجرا می کنند ممکن است کارمندان به همان اندازه که در دفتر هستند در خانه باشند. بنابراین هر کارفرمایی که خواستار حضور در دفتر است، اما فقط میزهای داغ ارائه می‌دهد، به نظر می‌رسد رفتارش چندان صادقانه نباشد.
- آموزش در حین کار را متوقف می‌کند
هر مکانی که من تا به حال کار کرده‌ام شامل نوعی آموزش در حین کار است. این موضوع باید برای همه صادق باشد. در هر صورت، کارمندان جدید باید یاد بگیرند که چگونه کارها را برای کارفرمایشان انجام دهند. بهترین مکان برای نشستن افراد تازه کار، کنار رئیس و تیم کاری سازمان است.اگر در دفتر حاضر شوید و ببینید که تنها میز موجود در طبقه‌ای متفاوت از گروه کاری شما قرار دارد، این آموزش نمی‌تواند اتفاق بیفتد. در چنین حالتی، کارمند جدید باید ساعت‌ها به دنبال تیم کاری خود بگردد در حالیکه موفق به انجام کاری هم نخواهد شد.
- کارکنان نمی‌توانند افراد کلیدی را پیدا کنند
وقتی شرکت، افرادی را که کارهای مشابه انجام می‌دهند در کنار یکدیگر می‌نشاند، به همه لطف می‌کند. به عنوان مثال، اگر می‌دانید که حسابدار ارشد کجا نشسته است و به مشاوره حسابداری نیاز دارید، می‌توانید به سمت میز او بروید و بپرسید. اگر او در محل کار خود نباشد، احتمال اینکه اطرافیانش بتوانند به شما کمک کنند بسیار زیاد است
.چنین فرآیندی با میزهای داغ اتفاق نخواهد افتاد. شما حتی نمی‌دانیدکه در کجا می‌توانید کارشناسان متخصص مورد نیاز خود را پیدا کنید مگر آنکه از ایمیل یا تلفن استفاده نمایید.
- جلسات فوق سریع، نمی‌توانند اتفاق بیفتند
جلسات کوتاه و فوری بخش مهمی از کار اداری کارآمد هستند. رهبر تیم ممکن است دو دقیقه وقت بگذارد تا با شروع روز به همه کسانی که در نزدیکی وی نشسته‌اند مطالب مهمی را بگوید. این رویدادهای کوچک جریان کار را مختل نمی‌کند زیرا اکثر اعضای تیم فقط باید صندلی‌های اداری خود را به اطراف بچرخانند.با این حال، اگر میزهای اداری داغ دارید، تیم شما می‌تواند در هر نقطه از ساختمان باشد و برگزاری جلسات فوری تقریباً غیرممکن خواهد بود.
مجموع این اثرات منفی کوچک به سرعت جمع می‌شوند و هر چه شرکت بزرگ‌تر باشد ناکارآمدی بیشتری ایجاد خواهد شد. یک شرکت متشکل از 50 نفر ممکن است فقط مشکلات جزئی ناشی از میز کار داغ را ببیند، در حالی که در یک شرکت 500 نفری اختلالات بزرگ‌تری پدید خواهد آمد.
موارد استثنا:
چند استثنا وجود دارد که میزهای اداری داغ را می‌توان راهی برای افزایش کارآمدی دانست:
اول، اگر شرکت شما تعداد کمی کارمند دارد که همه در یک دفتر کوچک کار میکنند، میزهای داغ احتمالاً به خوبی کار میکنند. وقتی همه با لپ‌تاپ دور یک میز کار میکنند و هر روز همان افراد هستند، پس مشکلات ذکر شده در بالا به وجود نمی‌آید.
دوم، یک شرکت بزرگ با نیروی فروشی که بیشتر وقت خود را بیرون می‌گذراند احتمالاً باید میزهای اداری داغ را برای استفاده گاه و بیگاه متخصصان فروش خود داشته باشد. این امری منطقی است زیرا فروش در دفاتر مشتریان انجام می‌شود نه در دفتر مرکزی کارفرمایان. در این سبک کار، نیروی فروش هر چند وقت یک بار به دفتر مراجعه می‌کند بنابراین استفاده از روش میز داغ کاملا موثر خواهد بود.
به غیر از آن، اگر می‌بینید که یک شرکت عمومی میزهای گرم را به عنوان راهی برای افزایش انعطاف‌پذیری یا صرفه‌جویی در هزینه‌ها معرفی می‌کند، از آن بترسید. چرا؟ زیرا سود به سرعت در یک شرکت ناکارآمد از بین می‌رود.
منبع:
https://www.forbes.com/sites/simonconstable/2019/06/20/how-hot-desking-will-kill-your-company/?sh=3a5402c532e9
