در سال‌های اخیر، افراد خلاق و برون‌گرا که با دفاتر کاری پلان باز به خوبی کنار آمده اند این شانس را داشته اند که رشد کنند. اما در جامعه فکری ما، توجه به نیازهای درون‌گرایان نیز بسیار اهمیت دارد. برای ایجاد فضاهایی که در آن نیروی کار چند وجهی امروزی بتواند میان حواس پرتی و تمرکز تعادل برقرار کند چه می‌توان کرد؟
مزایا و معایب دفاتر با پلان باز
طراحی دفاتر به شکل پلان باز از همان ابتدا یک ایده مبتکرانه به نظر می‌رسید. محیط‌های کار با پلان باز برای همگان مزایایی در بردارد:
- کارمندان خلاق می‌توانند آزادانه ایده ها و افکار خود را با یکدیگر تبادل نمایند.
- مدیران می‌توانند کارکنان بیشتری را در یک فضا مستقر کنند و آن‌ها را زیر نظر داشته باشند.
اما چنین دفاتری یک چالش بزرگ هم با خود به همراه دارند و آن کارمندانی هستند که دائم در کار خود دچار حواس‌پرتی می‌شوند.
طراحی دفاتر به شکل پلان باز دارای دو مشکل اساسی است:
- برخی از افراد هنگامی‌که مکالمات همکاران خود را می‌شنوند، تمرکز کامل روی وظایف کاری برایشان دشوار می‌شود.
- برخی از کارها نیاز به تمرکز کامل دارند.
در اقتصاد فکری جدید، دانش دیگر مهم‌ترین فاکتور نیست، بلکه درک آن و ترکیب ایده‌های به ظاهر متفاوت با مفاهیم و راه‌حل‌های جدید است که واقعاً تفاوت ایجاد می‌کند. گفت وگو، تبادل تجارب و جلسات همچنان نقش مهمی ایفا می‌کنند اما تمرکز و محیط های کاری آرام اهمیت بیشتری یافته‌اند. پیدا کردن زمان و فضای مناسب برای محیط کاری آرام با وجود صدای قهوه ساز،پرینتر، بسته شدن در توالت و همکاری که با تلفن همراه خود درباره مهمانی آخر هفته صحبت می کند، روز به روز دشوارتر می‌شود.
رسیدن به آرامش در حین کار
به گفته یک پروفسور معروف مجارستانی هر کارفرمایی باید تلاش کند تا به کارمندان خود کمک نماید تا به آرامش در کار برسند این بدان معنا است که آن‌ها کاملاً در فعالیت های خود غرق شوند و با تمام وجود خود را وقف کار کنند تا بتوانند مشکلات را حل و ایده های خلاقانه ایجاد نمایند. اما این امر برای اکثریت افراد به میزان مشخصی از آرامش و سکوت در محل کار، ساختار و اهداف روشن نیاز دارد که مرتبط با ایجاد تعادل بین تمرکز و خلاقیت است. بهره وری ، انگیزه و احساس خوب انجام دادن کار در صورت وجود اختلالات زیاد کاهش می‌یابد. مطالعات نشان می‌دهد که بخش بزرگی از شاد بودن ما ناشی از حس انجام کار خوب است. شغلی که معنادار باشد و با هر تلاش منجر به یک نتیجه مثبت شود. اگر در پایان روز کاری بیش از پیش احساس نماییم که انتظارات خود و اطرافیانمان را برآورده نکرده‌ایم، تمایل به کار و سطح انگیزه کاهش می‌یابد
.
با این حال، تأثیرگذاری بر محیط فیزیکی دفتر برای یک کارمند ممکن است سخت باشد. برخی سعی می کنند با گوش دادن به موسیقی به وسیله هدفون یا حتی با استفاده از محافظ گوش، فضای خود را تا حدودی خصوصی کنند که نشانگر آن است که افراد تمایل دارند تنها باشند. اما کارفرمایانی که نمی‌خواهند کارکنان‌شان صرفاً خارج از دفتر کار کنند چه باید بکنند؟
یکی از راهکارها منطقه بندی دفاتر کار است در این راستا به منظور استفاده بهینه از فضای باز دفتر و در عین حال فراهم کردن فضاهایی برای کارمندان برای انجام کارهای متمرکز، دفتر به سه منطقه تمرکز تقسیم می‌شود:
ایجاد فضا برای انجام کارهایی که نیاز به تمرکز بالا دارند و افراد با آرامش می توانند به کارشان برسند شامل اتاق های جلسه بزرگ و کوچک ضد صدا می‌باشند که تضمین می‌کنند مکالمات از بیرون شنیده نمی‌شود. چنین فضاهایی برای کارهای‌متمرکز مانند خواندن و نوشتن ایده آل هستند.
فضاهای نیمه متمرکز برای کسانی مناسب است که دوست دارند تا حدودی متمرکز کار کنند، اما نه در یک محیط ساکت یا منزوی. برای این سطح از تمرکز، اتاق های تو در تو راه حل خوبی هستند. شما به راحتی می توانید این اتاق‌ها را با استفاده از دیوارهای جاذب صدا یا صداگیر طراحی کنید فضای نیمه متمرکز می تواند برای فعالیت‌های‌مشارکتی یا خلاقانه ایده‌آل باشد. این نوع از فضاها برای جلسات همزمان، توجیهی و کارگاه های آموزشی مناسب هستند. همچنین طراحی داخلی باید بهره وری و خلاقیت را افزایش دهد.
ایجاد فضاهایی برای فعالیت ها با تمرکز پایین در یک سازمان نیز امری ضروری است مثل سالن های استراحت یا فضاهایی که می توان مکالمه و صحبت با صدای بلند را در آن ها انتظار داشت.در این محیط‌ها می‌توانید ایمیل خود را چک کنید یا جلساتی خودجوش با همکاران در حال گذر داشته باشید
. علاوه بر این فضاها، یک فضای باز شامل ایستگاه های کاری انفرادی وجود دارد
. این ایستگاه ها مجهز به همه چیزهایی هستند که برای کار طولانی مدت نیاز است
. از رستوران اداری نیز می‌توان در این فضاها استفاده نمود.
منطقه بندی و قوانین
برای آنکه فضاهای تقسیم‌بندی شده به درستی کار کنند باید از یکدیگر جدا شوند ، به‌عنوان مثال، سر و صدای محل استراحت نباید برای کسانی که در فضا با تمرکز بالا کار می‌کنند مزاحمت ایجاد نماید. می‌توان از پنل های عایق صدا و دیگر وسایل موجود در بازار استفاده کرد اما آنچه با اهمیت‌تر است تنظیم قوانین مرتبط با سر و صدا در محیط اداری می‌باشد. باید یک دیدگاه مشترک در مورد آنچه در هر فضا مجاز است وجود داشته باشد
. هرچه قوانین شفاف‌تر باشد، ایجاد یک دفتر کار بسیار پربار و دلپذیر آسان تر خواهد بود.
به خاطر داشته باشیم قوانین بخش مهمی از پازل یک شرکت هستند. آن‌ها به کارمندان کمک می کنند تا بدانند چگونه در دفتر کار کنند، رفتار نمایند و عادت های جدید ایجاد کنند.مجموعه ای از قوانین به یک دفتر کارآمد و کارمندان راضی کمک می کند.
منبع:
https://www.kinnarps.com/knowledge/from-distraction-to-concentration/
