برگزاری جلسات سازمانی یکی از ارکان مهم مدیریتی است که به مدیران و کارمندان این امکان را می‌دهد تا به تبادل اطلاعات بپردازند و از طریق طوفان مغزی و هم افزایی به یک تصمیم منطقی و درست در حل مسائل سازمان برسند. همچنین با پیشرفت تکنولوژی و شکل‌گیری دهکده جهانی روابط میان کسب و کارها دستخوش تغییرات بسیاری شده است که لزوم داشتن یک محیط مناسب برای برگزاری گردهمایی‌ها را بیش از پیش آشکار می‌کند البته همه سازمان‌ها تا حدی چنین فضایی را برای جلسات خود در نظر گرفته‌اند اما آنچه مهم است پاسخ به این سوال می‌باشد که آیا در محیط مورد نظر استانداردهای لازم رعایت شده است یا خیر؟ زیرا در غیر این صورت ممکن است جلسات از بازدهی و اثربخشی کافی برخوردار نباشند.
انواع جلسات و طراحی یک اتاق کنفرانس استاندارد
طراحی یک اتاق کنفرانس استاندارد نیازمند بررسی انواع گردهمایی‌ها و نیازهای آینده شماست.کاربری اتاق، قالب و اندازه جلسه معیارهایی هستند که به شما در طراحی و انتخاب یک فضای کاربردی‌تر کمک خواهند کرد
. پیشرفت تکنولوژی نیاز به فضاهای کاربردی و نوآورانه برای گردهمایی‌های سازمانی را، بیشتر از هر زمان دیگر آشکار کرده است.در دفاتر کار امروزی ارتباطات ترکیبی از تعاملات رو در رو و مجازی است. تبادل اطلاعات، سخنرانی و شرکت در ویدئو کنفرانس‌هایی که افراد مختلف در سراسر دنیا را گرد هم می‌آورد نیاز به تجهیز اتاق کنفرانس به تکنولوژی‌های هوشمند را نشان می‌دهد.
یک اتاق کنفرانس استاندارد و کاربردی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
یک اتاق کنفرانس لزوماً به معنای یک فضا که دارای یک میز بزرگ و چندین صندلی است نمی‌باشد، بلکه فاکتورهای دیگری نیز وجود دارد که در ایجاد یک فضای کنفرانس کاربردی تأثیرگذار است. پیش از هر چیز، باید بدانیم رنگ‌های مختلف تاثیرات متفاوتی بر انسان‌ها دارند بنابراین در گام اول باید اهداف خود را از جلسات مشخص کنید، سپس با توجه به آن‌ها رنگ‌های درست را انتخاب نمایید.به طور مثال رنگ زرد می‌تواند برای چنین فضاهایی مناسب باشد زیرا افراد را به صحبت کردن ترغیب می‌کند. بنابراین به کار بردن آن در رنگ دیوارها یا مبلمان برای جلساتی که نیاز به طوفان مغزی دارد اثربخش است.رنگ آبی نیز یک انتخاب مناسب برای جلساتی است که افراد نیاز به تمرکز دارند و در نتیجه به بهره‌وری آن‌ها کمک بسیار می‌کند.استفاده از این رنگ در برگزاری کارگاه‌های آموزش جهت کمک به ایده‌پردازی، همچنین هنگام ملاقات با مشتریان برای به وجود آوردن حس اعتماد در آن‌ها پیشنهاد می‌شود.در فضاهای مورد استفاده برای ویدئو کنفرانس‌ها باید رنگی در پیش زمینه استفاده شود که شناسایی شرکت‌کنندگان در جلسات را توسط تجهیزات ویدئویی آسان‌تر کند و امکان دیدن اطلاعات روی صفحه نمایش را برای آن دسته که مشاهده می‌کنند ساده‌تر نماید.در این راستا رنگ‌های آرام و خنثی با کنتراست متوسط، رنگ‌های خاکی و مات مانند قهوه ای، بژ، خاکستری و آبی بهترین انتخاب هستند.نکته حائز اهمیت دیگر آن است که استفاده از رنگ‌های تیره، روشن و یا سفید کامل بر روی دید اثر می‌گذارند و مانع از آن می‌شوند که شما بتوانید اطلاعات روی صفحه را به خوبی ببینید.
استفاده از نمایشگرها در اتاق‌های کنفرانس امروزی امری بدیهی است و صرفاً به ویدئو کنفرانس‌ها محدود نمی‌شود، هدف از به کاربردن آن‌ها به اشتراک گذاشتن اطلاعات و نشان دادن آن به شرکت‌کنندگان در جلسه است. بنابراین هنگام تجهیز و چیدمان اتاق کنفرانس باید به نحوه قرارگیری نمایشگر توجه نمایید تا برای همه حضار در جلسه قابل رؤیت باشد.بهتر است میز جلسه هم عرض با صفحه نمایشگر باشد و یا از میز کنفرانس به شکل
U استفاده شود. به کار بردن صندلی‌های اداری چرخ دار نیز برای تغییر سریع وضعیت و یافتن زاویه مناسب جهت اشراف بر صفحه مانیتور یا تلویزیون از جمله دیگر مواردی است که باید در چیدمان اتاق کنفرانس استاندارد مورد توجه قرار داده شود.
آنچه در جلسات ایده‌پردازی و طوفان مغزی به عنوان یک عنصر کلیدی شناخته می‌شود تحرک در زمان جلسه است تا سطح انرژی افراد و سرعت‌شان در بالاترین حد ممکن قرار داشته باشد. استفاده از میزها با قابلیت تنظیم ارتفاع به افراد امکان می‌دهد تا آن‌ها را متناسب با نیاز خود تغییر دهند. همچنین یک میز با ارتفاع بلند به همراه چهارپایه‌هایی مناسب با آن، امکان برگزاری جلسه‌ای پر تحرک را که افراد می‌توانند به راحتی ایستاده، حرکت کنند و در گفتگو شرکت نمایند، به وجود آورد.
یک عامل قابل توجه دیگر در طراحی اتاق کنفرانس آکوستیک بودن آن است که بر حفظ تمرکز افراد و بهره وری موثر است. باید در نظر داشت که سطوح سخت مانند دیوارها، پارتیشن‌های شیشه‌ای، صفحه‌های نمایش و تخته ها که معمولا در هر اتاق کنفرانسی یافت می‌شوند منجر به ایجاد پژواک در فضاهای آکوستیک می‌شوند.عایق های صوتی، پنل‌های دیواری و سقفی صدا‌گیر منجر به سطحی از تعادل و کاهش سروصداهای آزاردهنده می‌شود.نکته مهم دیگر آن است که صدا نباید از اتاق کنفرانس فراتر برود.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد استفاده از رنگ در محیط کار دو مقاله
رنگ، روانشناسی و طراحی و کدام رنگ برای طراحی دفتر کار مناسب است؟ را مطالعه کنید.
برای جلسات بدون برنامهریزی در محیط کار چه باید کرد؟
جلسات بدون برنامهریزی و آنی هر روز در یک محیط کار اتفاق می‌افتند.کارکنان در راهروها، هنگام صرف قهوه و یا سر میزهای یکدیگر به گفتگو و استفاده از روش طوفان مغزی می‌پردازند. چنین جلساتی علاوه بر کمک به روابط بین فردی کارکنان، همکاری و قدرت حل مسئله را در یک محیط کاری افزایش می
دهد.بنابراین در قسمت‌هایی از سازمان که کارکنان در آنجا با هم به تبادل نظر می‌پردازند، مبلمانی راحت قرار دهید تا بتوانند در کمال آرامش با هم گفتگو نمایند.
باید همیشه به یاد داشته باشیم محل برگزاری جلسات و گردهمایی‌ها کانون تپنده سازمان است که تبادل اطلاعات، ایده پردازی، یافتن راه حل‌ها و در نهایت تصمیم‌گیری‌ها در آن به وقوع می‌پیوندد تا رسیدن به اهداف و چشم اندازی که سازمان برای خود ترسیم کرده است تسهیل گردد. بنابراین طراحی استاندارد آن متناسب با اقتضای زمان، نوع گردهمایی‌ها وسایر عوامل تاثیرگذار باید مورد توجه قرار گیرد زیرا وجود یک اتاق کنفرانس استاندارد در سازمان منجر به تصمیم‌گیری‌های اثربخش، افزایش بهره وری و در کل درآمدزایی خواهد شد که بقای سازمان را در بر‌خواهد داشت.
منبع
:
it-fix-to-how-heres-meeting-your-killing-room-the-https://www.kinnarps.com/knowledge/is
