محل کار ترکیبی چیست و چگونه کار می‌کند؟

تحمیل کرونا بر جهان و عواقبی که به دنبال داشت، نشان داد رویاپردازان فناوری که از دهه ۱۹۸۰ در مورد احتمالات کار از راه دور صحبت می‌کردند، اغراق نمی‌کردند. حالا و پس از گذشت ماه‌های بحرانی کرونا، همه ما به یک نتیجه مهم رسیده‌ایم؛ می‌توان از راه دور کار کرد، جلسه برگزار کرد، تیم ساخت و به نتایج مطلوب رسید.
اما این به معنای ترک دفترکار و جمع کردن آن نیست؛ چرا که با وجود پیشرفت‌های فناوری و استفاده از آن در دفاترکار، هنوز فناوری و ابزارهای وابسته به آن نمی‌تواند جای یک تماس مستقیم و رو در رو را بگیرد. هنوز دفاترکاری، کارکرد اصلی خود را دارند و جایی هستند که افراد با یکدیگر همکاری می‌کنند، نکته‌های ظریف شغل خود را یاد می‌گیرند و فرهنگ سازمانی را ایجاد و حفظ می‌کنند. بسیاری از خلاقانه‌ترین ایده‌های تجاری از طریق برخوردهای تصادفی بین افراد با کارکردها و فرهنگ‌های مختلف متولد می‌شوند. اما می‌توان به رویکرد جدیدی اندیشید که می‌تواند به مدیران کمک کند تا دفتر کارشان را به فضایی مولد تبدیل کنند و بهره‌وری کارکنان را بالا ببرند؛ ما در مورد چیزی می‌خواهیم صحبت کنیم که از آن به عنوان دفترکار ترکیبی یا دفترکار هیبریدی یاد می‌شود. شکل جدیدی از مدل کاری، که هرچند محصول دوران کرونا نیست ولی پیشرفت و محبوبیتش را مدیون کروناست.
با ما همراه باشید تا به شما بگوییم محل کار ترکیبی چیست، چه ویژگی‌هایی دارد و به درد چه مشاغلی می‌خورد.
مدل محل کار ترکیبی چیست؟
مدل محل کار ترکیبی (Hybrid workplace)، کارکنان از راه دور را با کارکنان حاضر در محل کار ترکیب می‌کند و برخی یا همه کارکنان برای انتخاب مکان و زمان کار اختیار دارند. در این رویکرد، زمان حضور کارکنان در دفترکار بر مبنای نیاز به حضورشان تعیین می‌شود و مابقی وظایف در محلی به غیر از دفترکار انجام می‌شود. در این مدل از کسب و کار، مکان و زمان انجام کار با توجه به اینکه چه چیزی برای رسیدن به بالاترین سطح از بهره‌‌‌وری و تعامل مطلوب‌تر است، تعیین می‌شود.
آیا مدل کار ترکیبی برای همه مناسب است؟
مدل محل کار ترکیبی، کار در دفتر و کار از راه دور را ترکیب می‌کند تا انعطاف پذیری و استقلال بیشتری به کارمندان بدهد و تعادل بهتری بین کار و زندگی شخصی‌شان ایجاد کند؛ اما این شیوه کار، نوش‌دارویی نیست که برای همه مشاغل بتوان آن را تجویز کرد.
مدل کار هیبریدی یا کار ترکیبی، برای مشاغل و افرادی مناسب است که کارشان مبتنی بر کامپیوتر است و می‌توانند کار را در هرجایی به انجام برسانند؛ یعنی یک شرکت در صورتی می‌تواند این مدل را به کسب و کار خود وارد کند که حداقل برای بخشی از نیروهایش، این موضوع که کجا کار کنند، مهم نباشد. 
چرا محل کار ترکیبی، در حال توسعه است؟
حرکت به سمت کار ترکیبی از مدت‌ها قبل از همه‌گیری کرونا وجود داشت؛ اما کرونا، به روند رو به رشد آن سرعت بیشتری بخشید.
در دوران همه‌گیری کرونا، مدیران با چالش‌های فراوانی رو به رو شدند که باید بر آن‌ها غلبه می‌کردند؛ چالش‌هایی مثل تعطیلی محل کار، بیماری کارکنان، ترس از بیماری و رعایت فاصله‌گذاری اجتماعی، آن‌ها را وادار کرد تا کار ترکیبی را برگزینند و با بکارگیری آن، از افت بهره‌وری بکاهند.
راهکار موقت کار ترکیبی برای عبور از بحران، ره‌آورد شگفتی به همراه داشت. نتایج یک تحقیق نشان می‌دهد در سازمان‌های معمولی که کارکنان به طور استاندارد ۴۰ ساعت در هفته در دفتر کار می‌کنند، تنها ۳۶ درصد از کارمندان عملکرد بالایی داشتند. هنگامی که سازمان‌ها به کار ترکیبی روی آوردند و به کارکنان در مورد مکان، زمان و میزان کار حق انتخاب داده شد، ۵۵ درصد از کارکنان عملکرد بالایی داشتند.
از سوی دیگر، کارکنانی که با این روش دوران همه‌گیری کرونا را سپری کرده بودند، پس از آن حاضر نبودند به صورت تمام وقت به محل کار خود بازگردند. مدیران نیز از کارآمدی آن مطلع بودند و تمامی این عوامل باعث شد تا این مدل کار از سوی کارشناسان، کارفرمایان و کارکنان به عنوان مدلی محبوب، فراگیر و البته کارآمد در نظر گرفته شود که آینده دفاترکاری را می‌سازد.
مزایای یک محیط کار‌ ترکیبی
محل کار ترکیبی تاکنون نمره قابل قبولی از سوی همه افراد درگیر با آن گرفته و تبدیل به روندی جدید برای بسیاری از کسب و کارها شده است. در ادامه به برخی از مزیت‌های این مدل از کسب و کار می‌پردازیم:
افزایش بهره‌وری کارکنان:
انسان ذاتاً موجودی است که علاقه فراوانی به حس استقلال دارد و چه چیزی بهتر از این که آدمی این حس را در محل کار تجربه کند. استقلالی که این مدل از کسب و کار به کارکنان می‌دهد تا انتخاب کنند کجا، چطور و چه مدت کار کنند، به صورت مستقیم بر افزایش کارایی و بهره‌وری آن‌ها تأثیر می‌گذارد.
کاهش هزینه‌ها:
شرکت‌ها همواره به دنبال راهکارهایی برای کاهش هزینه‌ها هستند. برخی به کوچکتر کردن دفترکار فکر می‌کنند و برخی در پی رفتن به مناطق اطراف کلان‌شهرها هستند تا هزینه‌های اضافی را کاهش دهند. در مدل ترکیبی، به دلیل عدم حضور همه کارکنان در یک زمان در دفتر کار، نیاز به یک دفتر بزرگ برای جا دادن تعداد زیادی کارمند، به خودی خود حل می‌شود. تعداد مبلمان اداری نیز می‌تواند کاهش یابد. حضور کمتر کارکنان در دفترکار، به معنای کمتر استفاده کردن از منابع و وسایل است که این چنین، در مصرف منابع صرفه جویی می شود.
تجربه بهتر کارکنان و تعادل بین کار و زندگی:
انعطاف‌پذیری و استقلال بیشتری که در این مدل از کسب و کار نسبت به سایر مدل‌ها وجود دارد، رضایت شغلی را افزایش می‌دهد. رضایت از کار، عملکرد را بهبود می‌بخشد و بهبود عملکرد، رفاه کلی کارکنان را ارتقاء می‌دهد. اما یک نکته مهم نباید دست کم گرفته شود؛ تمرکز بر تعادل بین کار و زندگی در مدل کار ترکیبی از واجبات است و هنگامی می‌توان به مزیت‌های این شیوه از کار کردن دست یافت، که تعادل صحیحی بین این دو شکل بگیرد.  
بهبود ایمنی و فاصله‌گذاری اجتماعی:
کارشناسان معتقدند پای کووید ۱۹ به این زودی‌ها و شاید هم هرگز، از زندگی انسان‌ها بیرون کشیده نشود و به عنوان تهدیدی همیشگی در کنار ما باشد. از این رو مدل کار ترکیبی به مدیران اجازه می‌دهد تا فضای کاری خود را با تأکید بر ایمنی و بهداشت طراحی کنند. حضور کارکنان کمتر در محل کار، فاصله‌گذاری اجتماعی را راحتتر می‌کند و رعایت مسائل بهداشتی در چنین محیطی برای کسانی که در دفتر هستند، آسان‌تر می‌شود.
 
چالش‌های پیش روی مدیران در مدل کار ترکیبی
کمی قبل‌تر به این موضوع اشاره کردیم که مدل کار ترکیبی یا مدل کار هیبریدی، برای همه کسب و کارها مناسب نیست. نکته مهم دیگری که وجود دارد، این است که اجرای این مدل هم به سادگی امکان‌پذیر نیست و معمولاً مدیران در اجرای آن، با چالش‌هایی رو به رو می‌شوند که باید به آن‌ها توجه شود:
نبودن الگوی مناسب برای توسعه مدل کار ترکیبی:
از آنجایی که تعداد شرکت‌هایی که از مدل ترکیبی استفاده می‌کنند، زیاد نیست، بنابراین الگوی مشخصی برای مدیران وجود ندارد که بدانند با تکرار آن می‌توانند به موفقیت برسند. هر شرکتی باید مدل خاص خود را بر مبنای نیازها، امکانات، فرهنگ حاکم بر شرکت و هویت برند خود‌ طراحی کند. حتی گاهی نیاز است تا مدیران در این راه، دست به آزمون و خطا بزنند تا به نتیجه مطلوب برسند.
افزایش خطرات امنیتی:
در مدل کار ترکیبی، امنیت همواره یک نگرانی برای مدیران است. از آنجایی که در این مدل، بخشی از وظایف کارکنان در خانه انجام می‌شود، آن‌ها مجبورند از شبکه‌ها و دستگاه‌های خود استفاده کنند و همین امر، می‌تواند امنیت اطلاعات را با خطر رو به رو کند. در این مورد، بخش‌های منابع انسانی و فناوری اطلاعات می‌توانند با آموزش کاربران، میزان خطر را کاهش دهند.  
مدیریت مؤثر افراد:
 به طور قطع مدیریت افرادی که در محل کار هستند از افرادی که در دفتر کار حضور ندارند، راحتتر است. در مدل کار ترکیبی، مدیران باید به طور یکسان با کارکنان رفتار کنند و این کار آسانی نیست. 
انزوا و قطع ارتباط با همکاران:
یک محل کار ترکیبی، هنگامی می‌تواند سالم، پویا و کارآمد باشد که نیروهای کاری، فارغ از محل انجام وظیفه‌شان با یکدیگر در تعامل باشند. قطع ارتباط با کارکنانی که حضور ندارند و یا هرگونه کاری که در آن‌ها، احساس دور ماندن از تیم را به وجود آورد، قطعاً نتیجه‌ای جز کاهش بهره‌وری نخواهد داشت.
حفظ فرهنگ شرکتی:
حفاظت از فرهنگ یک شرکت جزو وظایف اصلی همه مدیران و کارکنان یک مجموعه کاری است. در مدل کار ترکیبی، به دلیل شرایطی که بر آن حاکم است، حفظ فرهنگ شرکت، می‌تواند به یک چالش تبدیل شود. در این مدل از کسب و کار، چنانچه راهکارها به گونه‌ای طراحی شوند که تعامل همه اعضای تیم با سهولت شکل بگیرد و مدیریت به شکل درستی انجام شود، می‌توان از این چالش سربلند بیرون آمد.
 
تغییر به سمت دورکاری در سال ۲۰۲۰، ناگهانی و ناشی از ضرورت بود، اما اکنون شرکت‌ها این شانس را دارند که در رویکرد خود نسبت به نحوه کارشان، با بینش بیشتری عمل کنند. فضای کاری ترکیبی، یک مدل از کسب و کار است که به دورکاری نگاه ویژه‌ای دارد و آن را راهی برای افزایش بهره‌وری می‌داند. در مدل کار ترکیبی که از آن با مدل کار هیبریدی نیز نام برده می‌شود، دورکاری در الویت نیست؛ بلکه الویت، ترکیب دورکاری با کار در محل کار است. کارکنان در این مدل کسب و کار، استقلال عمل بیشتری دارند و می‌توانند بر مبنای نیاز، در خانه یا در دفتر، کار کنند. مزایای این مدل کار کردن زیاد است و ما در این مقاله بخشی را برشمردیم و به چالش‌هایی اشاره کردیم که در اجرای این سبک کاری، پیش روی مدیران است.
آمار و ارقام، همگی بر افزایش بهره‌وری کارکنان در این مدل از کسب و کار صحه می‌گذارند؛ اما از آنجایی که تعداد شرکت‌های آمیخته با این رویکرد زیاد نیست، یافتن الگو برای کپی‌برداری از آن عملاً وجود ندارد. از این رو بهترین کار برای آن‌هایی که می‌خواهند از مدل کار ترکیبی استفاده کنند، تعریف مدل اختصاصی خود است.
همکاران ما در مبلمان اداری الوند، آماده‌اند تا شما را در تجهیز و راه‌اندازی یک دفترکار ترکیبی یاری کنند. با ما تماس بگیرید.

منبع:
https://www.sap.com/insights/what-is-a-hybrid-workplace-model.html#:~:text=A%20hybrid%20workplace%20model%20mixes,productive%2C%20healthy%2C%20stable%20workforce.